مدیریت و کنترل پروژه

برنامه زمان‌بندی و تعریف فعالیت ها و کنترل زمان بندی و توسعه زمان بندی

برنامه زمان‌بندی

مدیریت زمان پروژه، شامل فرایندهای ضروری برای مدیریت تکمیل به موقع پروژه است. یک مدل زمان بندی، ارائه ای است از برنامه اجرایی فعالیت های پروژه شامل مدت زمان ها، وابستگی ها و دیگر اطلاعات برنامه ریزی که برای تولید زمان بندی های پروژه و دیگر مصنوعات زمان بندی، استفاده می شوند.برنامه مدیریت زمان بندی، شیوه زمان بندی و ابزار زمان بندی را شناسایی می کند و فرمت و معیارهای توسعه و نظارت زمان بندی پروژه را تنظیم و تثبیت می نماید.شیوه انتخاب شده زمان بندی، چارچوب و الگوریتم مورد استفاده در ابزار زمان بندی را به منظور ایجاد مدل زمان بندی، تعریف می کند.

تعریف فعالیت ها

تعریف فعالیت ها، فرایند شناسایی و مستندسازی اقدامات خاصی است که جهت تولید تحویل شدنی های پروژه انجام می شوند. منفعت کلیدی این فرایند، شکست بسته های کاری به فعالیت ها است که مبنایی را برای برآورد، زمان بندی، اجرا، نظارت و کنترل کار پروژه فراهم می سازد.

فرآیند ایجاد "WBS" ("ساختار شکست کار")، تحویل شدنی‌های پایین‌ترین سطح را در WBS، بسته‌های کاری پروژه، معمولاً به اجزای کوچکتری به نام فعالیت‌ها تجزیه می‌شوند تا بیانگر کار مورد نیاز جهت تکمیل بسته‌ کاری باشند. فعالیت‌ها، فراهم کننده مبنایی برای برآورد، زمان‌بندی، اجرا و نظارت و کنترل کار پروژه می‌باشد.

الف- ورودی‌های فرآیند تعریف فعالیت‌ها»

1- خط مبنای محدوده Scope Baseline

2- عوامل محیطی Enterprise Environmental Factors

3- سرمایه‌های فرآیندی سازمان Organizational Process Assets

ب- ابزارها و تکنیک‌های فرآیند تعریف فعالیت‌ها»

^[۱] ابزارهای مورد استفاده در این فرآیند 4 نوع است. که عبارتند از: تجزیه، برنامه ریزی موجی غلطان، الگوها و قضاوت کارشناسی. هر یک از این تکنیک‌ها در زیر شرح داده شده‌اند:

1- تجزیه Decomposition

این تکنیک در فرآیند تعریف فعالیت‌ها شامل تقسیم بسته‌های کاری پروژه بر اجزای کوچکتر و با قابلیت مدیریت بیشتر است که فعالیت‌ها نامیده می‌شوند. فرآیند تعریف فعالیت ها، خروجی‌های نهایی را به جای تحویل شدنی‌های به شکل فعالیت‌ها تعریف می‌کند. لیست فعالیت WBS و فرهنگ (دیکشنری) WBS می‌توانند به صورت متوالی یا هم‌زمان توسعه داده شوند. به وسیله WBS و فرهنگ WBS به عنوان مبنایی می‌توانی برای توسعه لیست فعالیت نهایی استفاده کرد. هر یک از بسته‌های کاری درون WBS به فعالیت‌های مورد نیاز برای تولید تحویل شدنی‌های بسته کاری تجزیه می‌گردند.

2- برنامه‌ریزی موجی غلطان Rolling Wave Planning

این تکنیک، شکلی از برنامه‌ریزی جزئیات تدریجی است که در آن کار دوره نزدیک، به جزئیات و در سطح پایین ساختار شکست کار برنامه‌ریزی می‌شود در حالی که در آینده دور در سطح بالای ساختار شکست برنامه‌ریزی می‌شود. بنابراین کار می‌تواند در سطوح متنوعی از جزیئات بسته به جایگاه آن در چرخه حیات پروژه وجود داشته باشد. برای مثال در طی برنامه‌ریزی استراتژیک اولیه، زمانی که اطلاعات کمتر تعریف شده‌اند، بسته‌های کاری ممکن است به سطح مایلستون تجزیه گردند با دانستن بیشتر در مورد وقایع آتی در دوره نزدیک، بسته‌های کاری می‌توانند به فعالیت‌ها تجزیه گردند.

3- الگوها Templates

الگو عبارت است از یک لیست فعالیت استاندارد یا بخشی از یک لیست فعالیت مربوط به پروژه پیشین که معمولاً به عنوان یک الگو برای یک پروژه جدید قابل استفاده است. اطلاعات ویژگی‌های فعالیت مربوطه نیز در الگوها می‌توانند شامل دیگر اطلاعات توصیفی مفید در تعریف فعالیت‌ها باشند. از الگوها هم‌چنین می‌توان در شناسایی مایلستون‌های معمول زمان‌بندی استفاده گردد.

4- قضاوت کارشناسی / خبرگان Expert Judgment

اعضای تیم پروژه یا دیگر متخصصان که در توسعه بیانیه تفضیلی محدوده پروژه، WBS و زمان‌بندی‌های پروژه دارای تجربه و مهارت هستند، می‌توانند تخصص را در تعریف فعالیت‌ها فراهم سازند.

ج- خروجی‌های فرآیند تعریف فعالیت‌ها»

^[۱] این فرآیند سه خروجی دارد که عبارتند از: 1- لیست فعالیت‌ها 2- ویژگی‌های فعالیت 3- لیست مایلستون

1- لیست فعالیت Activity list

لیست فعالیت، لیست جامی است که تمامی فعالیت‌های زمان‌بندی مورد نیاز پروژه را شامل می‌شود. در واقع لیست فعالیت نوعی جدول مستند از فعالیت‌های زمان‌بندی که بیانگر شرح فعالیت، شاخص فعالیت و محدوده به حد کافی مشروح از کار می‌باشد. به طوری که اعضای تیم پروژه تشخیص دهند که چه کاری قرار است انجام شود.

2- ویژگی‌های فعالیت Activity Attributes

ویژگی‌های فعالیت، توصیف فعالیت است به کمک شناسایی اجزای چندگانه مرتبط با هر فعالیت. اجزای هر فعالیت، در طول زمان، تکامل می‌یابند. در مراحل آغازین پروژه آن‌ها می‌توانند شامل شناسه ID فعالیت شناسه WBS و نام فعالیت باشند و وقتی کامل می‌شوند کدهای فعالیت، توصیف فعالیت، فعالیت‌های پیش‌نیاز، فعالیت‌های پس نیاز، روابط منطقی، تأخیرات و تعجیلات (Leads & lags) اامات منابع، تاریخ‌های تحمیلی، محدودیت‌ها و فرضیات را نیز در بر می‌گیرد. از ویژگی‌های فعالیت می‌توان استفاده‌های متفاوت کرد از جمله در شناسایی فرد مسئول برای اجرای کار، حوزه‌های جغرافیایی یا مکان انجام کار و نوع فعالیت مانند سطح تلاش و. . ویژگی‌های فعالیت در توسعه زمان‌بندی و انتخاب، منظم کردن و مرتب‌سازی فعالیت‌های زمان‌بندی برنامه‌ریزی شده به روش‌های متنوع درون‌ گزارشات استفاده کرد.

3- لیست مایلستون

مایلستون یک نقطه یا رخداد مهم در پروژه است. کاری لیست مایلستون انجام می‌دهد، این است که تمامی مایلستون‌ها را شناسایی می‌کند و بیان می‌دارد که آیا وجود مایلستون اامی است یا خیر؟ مانند مورد نیاز قرارداد، یا اختیای است مانند موارد مبتنی بر اطلاعات تاریخی.

ترتیب فعالیت ها

ترتیب فعالیت ها، فرایند شناسایی و مستندسازی روابط بین فعالیت های پروژه است. منفعت کلیدی این فرایند آن است که ترتیب منطقی کار را در راستای بهترین اثربخشی و با فرض تمامی محدودیت های پروژه، تعریف می کند.

ابزارها و تکنیک ها

روش نمودارسازی پیش نیازی ((Precedence diagramming method (PDM):

روش نمودارسازی پیش نیازی (PDM) تکنیکی است که برای ایجاد یک مدل زمانبندی استفاده می شود و فعالیت ها به شکل گره ها ارائه شده و به صورت گرافیکی توسط یک یا چند رابطه منطقی مرتبط شده اند تا ترتیب انجام فعالیت ها نشان داده شوند. فعالیت بر گره (AON) یک روش ارائه نمودار پیش نیازی است. این روش در بیشتر نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده می شود.

، چهار نوع از وابستگی یا روابط منطقی را شامل می شود:

• پایان به شروع (FS): رابطه منطقی که در آن فعالیت پس نیاز نمی تواند شروع شود مگر آن که فعالیت پیش نیاز، پایان یافته باشد. مثال: مراسم اهدای جوایز (پس نیاز) نمی تواند شروع شود مگر آن که مسابقه (پیش نیاز) پایان یافته باشد.
• پایان به پایان (FF): رابطه منطقی که در آن فعالیت پس نیاز نمی تواند پایان یابد مگر آن که فعالیت پیش نیاز پایان یافته باشد. مثال: نوشتن یک متن (پیش نیاز) باید پایان یابد قبل از آن که ویرایش متن (پس نیاز) بتواند پایان یابد.
• شروع به شروع (SS): رابطه منطقی که در آن فعالیت پس نیاز نمی تواند شروع شود مگر آن که فعالیت پیش نیاز شروع شده باشد. مثال: تراز کردن بتن (پس نیاز) نمی تواند شروع شود مگر آن که ریختن فونداسیون (پیش نیاز) شروع شود.
• شروع به پایان (SF): رابطه منطقی که در آن یک فعالیت پس نیاز نمی تواند پایان یابد مگر آن که فعالیت پیش نیاز شروع شده باشد. مثال: شیفت اول گارد امنیتی (پیش نیاز) نمی تواند پایان یابد مگر آن که شیفت دوم (پیش نیاز) شروع شود.

در PDM، پایان به شروع، رایجترین نوع مورد استفاده در رابطه پیش نیازی است. رابطه شروع به پایان، به ندرت استفاده می شود.

تعیین وابستگی:

وابستگی ها ممکن است با ویژگی های زیر مشخص شوند: اجباری، احتیاطی، داخلی یا خارجی.

• وابستگی های اجباری: وابستگی های اجباری مواردی هستند که به لحاظ قراردادی یا حقوقی، مورد نیاز بوده یا از ذات کار، نشأت می گیرند. وابستگی های اجباری غالباً با محدودیت های فیزیکی روبرو می باشند، مثلا در یک پروژه الکترونیکی، نمونه اولیه باید قبل از آزمایش ساخته شده باشد.
• وابستگی های احتیاطی: وابستگی های احتیاطی را گاهی منطق ترجیحی، منطق امتیازی یا منطق نرم گویند. وابستگی های احتیاطی، به علت آن که می توانند مقادیر شناوری کل اختیاری ایجاد نمایند و گزینه های زمانبندی بعدی را محدود سازند، باید به طور کامل مستند شوند. تیم پروژه مشخص می سازد کدام وابستگی ها طی فرایند ترتیب فعالیت ها، احتیاطی هستند.
• وابستگی های خارجی: آنهایی هستند که با رابطه بین فعالیت های پروژه ای و فعالیت های غیر پروژه ای در ارتباط می باشند. این وابستگی ها، معمولا خارج از کنترل تیم پروژه می باشند. برای مثال، گزارش زیست محیطی ممکن است پیش از آماده سازی سایت برای شروع یک پروژه ساخت، لازم باشد. تیم مدیریت پروژه، وابستگی های خارجی را در طی فرایند ترتیب فعالیت ها، تعیین می کند.
• وابستگی های داخلی: با یک رابطه پیش نیازی بین فعالیت های پروژه در ارتباط بوده و معمولا در کنترل تیم پروژه می باشد. برای مثال، اگر تیم نتواند یک ماشین را قبل از مونتاژ آن، آزمایش کند، این وابستگی اجباری داخلی است. تیم مدیریت پروژه، وابستگی هایی را که در طی فرایند ترتیب فعالیت ها، داخلی هستند مشخص می کند.

پیش افت ها و پس افت ها

یک پیش افت، مقدار زمانی است که به موجب آن، یک فعالیت پس نیاز می تواند نسبت به فعالیت پیش نیاز، تسریع شود. برای مثال، در پروژه ساخت یک ساختمان اداری جدید، محوطه سازی می تواند به گونه ای برنامه ریزی شود که 2 هفته پیش از تکمیل لیست قطور زمانبندی شده، شروع شود.

یک پس افت، مقدار زمانی است که به موجب آن، یک فعالیت پس نیاز نسبت به فعالیت پیش نیاز، تاخیر خواهد یافت. برای مثال، یک تیم نویسنده فنی، ویرایش پیش نویس یک متن بزرگ را 15 روز پس از شروع نوشتن آن، آغاز می کند. این می تواند با یک رابطه شروع به شروع، با یک تاخیر 15 روزه نمایش داده شود.

برآورد منابع فعالیت

رآورد منابع فعالیت Estimate Activity Resources

برآورد منابع فعالیت، فرآیند تخمین نوع و مقادیر مصالح، نیروی انسانی، تجهیزات یا فرآورده‌های مورد نیاز برای انجام هر فعالیت است. فرآیند برآورد منابع به صورت نزدیک با فرآیند برآورد هزینه‌ها هماهنگ می‌باشد. به عنوان مثال یک تیم پروژه ساختمانی لازم است با آیین‌نامه‌های محلی ساختمان‌ها آشنا باشد. این اطلاعات، معمولاً از طریق پیمانکاران محلی در دسترس است. به‌طور کلی مدیریت پروژه در کارهای ساختمانی باید با جدیت بهره‌برداری مؤثر از نیروی کار، مواد و ماشین‌آلات را دنبال کند. بهبود بهره‌وری تولیدی نیروی کار باید عامل مورد توجه اصلی و پیوسته مسئولان کنترل تسهیلات ساخته شده باشد. استفاده از ماشین‌آلات جدید و روش‌های نو در دهه‌های اخیر، وقوع تغییرات کلی را در تکنولوژی ساخت امکان‌پذیر ساخته است.

الف- ورودی‌های برآورد منابع فعالیت‌ها Inputs ورودی‌هایی که در این فرآیند وجود دارند عبارتند از: 1- لیست فعالیت 2- ویژگی‌های فعالیت 3- تقویم منابع 4- عوامل محیطی 5- سرمایه‌های فرآیندی سازمان

ب- برآورد منابع فعالیت: ابزارها و تکنیک‌ها Tools & Techniques

1- قضاوت کارشناسی Expert Judgment قضاوت کارشناسی معمولاً برای ارزیابی ورودی‌های مرتبط با منابع به این فرآیند، لازم است هر گروه یا فردی با دانش خاص در برنامه‌ریزی و برآورد منابع می‌تواند چنین تخصصی را فراهم سازد.

2- تحلیل پیشنهادها Alternatives Analysis بسیاری از فعالیت‌های زمان‌بندی، روش‌های پیشنهادی دیگری از اجرا دارند. از جمله استفاده از سطوح متنوع قابلیت یا مهارت‌های منبع، اندازه یا نوع متفاوت از ماشین‌آلات، ابزارهای مختلف از روش‌های دستی به جای روش اتوماتیک و خودکار و تصمیمات ساخت- یا- خرید در رابطه با منابع.

3- داده‌های برآوردی متنشر شده Published Estimating Data بعضی از شرکت‌ها و سازمان‌ها به طور معمول، نرخ‌های تولید و هزینه‌های واحد بروز شده منابع را در حجم وسیعی از حرفه‌های کاری، مصالح و تجهیزات برای کشورهای مختلف و موقعیت‌های جغرافیایی درون کشورها منتشر می‌کنند. به عنوان مثال بر کارهای ساختمانی می‌توان از فهرست بها به عنوان یکی از داده‌های برآوردی منتشر شده نام برد.

4- برآورد پایین به بالا Bottom-up Estimating وقتی نمی‌توان یک فعالیت را نمی‌توان در حد معقولی از اطمینان برآورد نمود، کار درون فعالیت به جزئیات بیشتر می‌شود. به شکل کامل‌تر می‌توان گفت برآورد پایین به بالا نوعی روش تخمین یک جزء از کار است که کار به جزئیات بیشتر تجزیه می‌شود. برآورد در راستای شناسایی اامات هر یک از بخش‌های کار در سطوح پایین‌تر و با جزئیات بیشتر و تأمین این‌گونه نیازها صورت می‌گیرد و از تجمع این برآوردها مقدار کل یک جزء بدست می‌آید. درستی و صحت برآورد پایین به بالا باتوجه به اندازه و پیچیدگی کار شناسایی شده در سطوح پایین‌تر تعیین می‌شود.

5- نرم‌افزار مدیریت پروژه: Project Management Software نرم‌افزار مدیریت پروژه، قابلیت کمک به برنامه‌ریزی سازماندهی و مدیریت مخازن منابع و توسعه برآوردهای منابع را دارا می‌باشد. بسته به پیچیدگی‌ نرم افزار، ساختارهای شکست منابع، در دسترس بودن منابع، نرخ‌های منبع و تقویم‌های متنوع منابع را می‌توان در راستای کمک به مصرف بهینه منابع تعریف نمود.

ج- برآورد منابع فعالیت: خروجی‌ها Outputs

1- اامات منبع فعالیت Activity Resource Requirement خروجی فرآیند برآورد منابع فعالیت، شناسایی و توصیف انواع مقادیر منابع مورد نیاز برای هر یک از فعالیت‌ها در یک بسته کاری است. این اامات سپس می توانند با هم تجمع شوند تا منابع برآوردی برای هر یک از بسته‌های کاری مشخص گردد. مقدار چزئیات و سطح تبیین توصیف اامات منابع می‌تواند بسته به حوزه کاربرد، متفاوت باشد. مستندسازی اامات منابع برای هر فعالیت می‌تواند شامل منابع برآورد هر منبع، فرضیات دخیل در تعیین انواع منابع مورد استفاده، در دسترس بودن آن‌ها و مقدار استفاده باشد.

2- ساختار شکست منابع Resource Break down Structure ساختار شکست منابع یک ساختار سلسله مراتبی از منابع شناسایی شده براساس دسته‌بندی و نوع منبع است. مثال‌های دسته‌بندی منابع شامل نیروی کار، مصالح، تجهیزات و فرآورده‌هاست. انواع منابع می‌تواند شامل سطح مهارت، سطح کلاس یا رتبه یا دیگر اطلاعات بسته پروژه باشد. ساختار شکست منابع برای سازماندهی و گزارش داده‌های زمان‌بندی پروژه با اطلاعات بکارگیری منبع مفید باشد.

3- بروز رسانی اسناد پروژه Project Document Updates اسناد پروژه که ممکن است بروز رسانی شوند عبارت از موارد زیر بوده ولی محدود به این موارد نمی‌شوند:

• لیست فعالیت
• ویژگی‌های فعالیت
• تقویم منابع

برآورد مدت زمان فعالیت ها

برآورد مدت زمان فعالیت: برآورد مدت زمان فعالیت، فرایند کسب اطلاعات درباره منابع و محدوده‌ی و سپس تخصیص مدت زمان های ورودی به زمان بندی ها می باشد. این ورودی ها معمولاً توسط فرد یا گروه مشخصی (که بیشترین آشنایی را با فعالیت مربوطه دارند) تهیه می شوند و بعدها بصورت تفصیلی و فزاینده تکمیل تر می شوند. شایان ذکر است این برآورد می تواند بصورت یک توزیع احتمالی (با استفاده از تکنیک های احتمالی) و یا بصورت یک برآورد تک لحظه ای (با استفاده از تکنیک های قطعی) درنظر گرفته شود. 'ورودی های برآورد مدت زمان فعالیت ها:' 1- فهرست فعالیت ها 2- قیود 3- مفروضات 4- منابع موردنیاز: مدت زمان فعالیت ها بطور قابل ملاحظه ای از منابع تخصیص داده شده به آنها تأثیر می پذیرند اما این رابطه وماً بصورت رابطه مستقیم نمی باشد. بطور مثال اگرچه دوفردی که با یکدیگر کار می کنند، ممکن است بتوانند یک فعالیت طراحی را در نصف زمانی که هریک از آنها به صورت منفرد صرف می نمایند، تکمیل کنند اما در صورت افزایش منابع مستمر، پروژه ها به اضافه بار ارتباطاتی دچار خواهند شد که بهره وری را کاهش داده و نسبت به قبل، بهبود کمتری را حاصل می نماید. 5- توانایی های منابع 6- اطلاعات گذشته این بخش به یک یا چند طریق، از منابع ذیل فراهم می گردد 6-1- پرونده های پروژه که شامل سوابق و دانش درون سازمانی (اعم از مستندات و آرشیو مدارک و .) می باشد. 6-2- پایگاه های داده ی تجاری برآورد مدت زمان 6-3- دانش تیم پروژه 7- ریسک های شناسایی شده: مشتمل بر ریسک ها (فرصت ها و تهدیدها) یی است که با تأثیر بالا می تواند در برآورد مدت زمان هر فعالیت موثر باشد.

'ابزارها و تکنیک های برآورد مدت زمان فعالیت:' 1- رأی صاحب نظر: 2- برآورد مشابه 3- مدت زمان های کمیت محور: کمیت ها هنگامی که در نرخ واحد بهره وری ضرب شوند، می توانند برای محاسبه مدت زمان مورداستفاده قرار گیرند.

مثلا مدت زمان طراحی نقشه (روز)  = (تعداد نقشه های طراحی شده مربوطه در یک روز)*تعداد نقشه ها

4- زمان اندوخته (اقتضاء) : تیم های پروژه می بایست چارچوب زمانی اضافه ای را که زمان اندوخته یا فرجه نامیده می شود درنظر گرفته و همراه سایر داده ها و مفروضات مستند گردد. (می تواند به مدت زمان اصلی افزوده و یا در جای دیگری از زمانبندی لحاظ شود.)

'خروجی های برآورد مدت زمان فعالیت:' 1- برآورد مدت زمان فعالیت: مشتمل بر سنجش کمی ازتعداد محتمل دوره های کاری موردنیاز جهت تکمیل فعالیت است. 2- مبانی برآوردها: مفروضات و مستنداتی که در حین تهیه برآوردها بکار می روند، بایستی جمع آوری گردند. 3- به روزآوری فهرست فعالیت ها

توسعه زمان بندی

توسعه زمانبندی، فرآیند تحلیل توالی فعالیت ها، مدت زمان ها، اامات منبع و محدودیت های زمانبندی، جهت ایجاد مدل زمانبندی پروژه است.منفعت کلیدی این فرآیند آن است که با ورود فعالیت های زمانبندی، مدیریت زمان ها، منابع، دسترسی به منابع و روابط منطقی در ابزار زمانبندی، یک مدل زمانبندی با تاریخ های برنامه ریزی شده برای تکمیل فعالیت های پروژه، ایجاد می شود.

توسعه یک برنامه زمانبندی قابل پذیرش پروژه، غالبا یک فرآیند تکراری است. همچنین، تاریخ های شروع و پایان برنامه ریزی شده را برای فعالیت ها و مایلستون های پروژه، بر مبنای دقت ورودی ها، تعیین می کند. توسعه زمانبندی می تواند جهت ایجاد یک مدل زمانبندی پروژه که یک زمانبندی مصوب پروژه را تثبیت می کند تا قابلیت تبدیل به خط مبنایی برای ردگیری پیشرفت را داشته باشد، به بازنگری و بازدید مجدد برآورد مدت زمان ها و منابع نیازمند باشد. منابع پروژه پس از نهایی شدن تاریخ شروع و پایان باید زمان فعالیت های مربوط به خود را با تقویم خود کنترل نمایند تا تعارضی بین آنها وجود نداشته باشد این کنترل عدم تعارض بایستی در زمان اجرای پروژه نیز انجام بگیرد.

به منظور تحلیل شبکه زمانبندی از روش های زیر استفاده می شود:

روش مسیر بحرانی: روش مسیر بحرانی، روشی است که در برآورد مدت زمان حداقل پروژه، استفاده می شود و مقدار انعطاف پذیری زمانبندی را در مسیرهای منطقی شبکه درون مدل زمانبندی تعیین می کند. این شبکه شامل مسیر هایی است که از توالی فعالیت ها با توجه به تحلیل های رفت و برگشت زودترین و دیرترین تاریخ های شروع و پایان فعالیت ها بدست آمده اند.مسیر بحرانی، توالی فعالیت هایی است که طولانی ترین مسیر یک پروژه را ارائه می کند که تعیین کننده کوتاهترین زمان ممکن پروژه می باشد. انعطاف پدیری زمانبندی در هر یک از مسیر های شبکه زمانبندی با مقدار زمانی که یک فعالیت زمان بندی می تواند تاخیر یابد یا از زودترین شروع خود به طول انجامد بدون آنکه در تاریخ پایان پروژه تاخیر ایجاد کند یا یک محدودیت زمانبندی را نقض کند، سنجیده می شود که به آن شناوری کل می گویند.مسیرهای بحرانی شناوری کل صفر یا منفی دارند.

روش زنجیره بحرانی:روش زنجیره بحرانی،یک روش زمانبندی است که اجازه می دهد تیم پروژه، میانگیرهایی را در هر مسیر زمانبندی پروژه قرار دهد تا منابع محدود و عدم قطعیت های پروژه را درنظر بگیرد. این روش اثرات تخصیص منابع، بهینه سازی منابع، تسطیح منابع و عدم قطعیت زمان فعالیت را در مسیر بحرانی تعیین شده با روش مسیر بحرانی در نظر می گیرد. در واقع مسیر بحرانی با محدودیت منبع را زنجیره بحرانی گویند.

روش های بهینه سازی منابع:

برخی از تکنیکهای بهینه سازی منابع که می تواند در تعدیل مدل زمانبندی ناشی از عرضه و تقاضای منابع استفاده کرد عبارتند از:

تسطیح منابع : تکنیکی است که در آن، تاریخ های شروع و پایان محدودیت های منابع و با هدف توازن تقاضای منابع با عرضه در دسترس،تنظیم می شوند.

هموارسازی منابع: تکنیکی که فعالیت های یک مدل زمانبندی را تعدیل می کند به گونه ای که نیاز منابع در پروژه از یک حد مشخص از پیش تعریف شده، نکند.

تکنیک های مدل سازی

برخی از تکنیک های مدل سازی عبارتند از:

تحلیل سناریوی چه – اگر: تحلیل سناریوی چه – اگر، فرآیند ارزیابی سناریو ها به منظور پیش بینی اثرات آنها، مثبت یا منفی، بر اهداف پروژه است.این تحلیلی از این سوال است: "چه می شود اگر شرایط ارائه شده توسط سناریوی ایکس اتفاق افتد؟"

شبیه سازی: شبیه سازی با محاسبه چندین زمان برای پروژه، با مجموعه فرضیات متفاوت برای فعالیت ها انجام می شود که معمولا از توزیع های احتمال متشکل از برآوردهای سه نقطه ای تا به حساب آوردن عدم قطعیت، استفاده می کند.

فشرده سازی زمانبندی

تکنیک های فشرده سازی زمانبندی، به کوتاه کردن مدت زمانبندی پروژه بدون اعمال تغییر در محدوده پروژه، جهت تامین محدودیت های زمانبندی، تاریخ های مقرر، یا دیگر اهداف زمانبندی منجر می شوند.برخی تکنیکهای فشرده سازی زمانبندی عبارتند از:

خرد کردن: تکنیکی است که برای کوتاه کردن مدت زمانبندی با کمترین افزایش هزینه از طریق افزودن منابع استفاده می شود.خرد کردن همیشه به تولید یک گزینه منجر نمی شود و ممکن است به ریسک و یا افزایش هزینه منجر شود.

پیگیری سریع: تکنیک فشرده سازی زمانبندی است که در آن، فازها یا فعالیت هایی که در حالت طبیعی به صورت متوالی انجام می شوند، برای حداقل بخشی از زمان خود به صورت موازی اجرا می گردند.به عنوان مثال می توان ساخت فونداسیون ساختمان قبل از تکمیل تمامی نقشه های معماری را نام برد. پیگیری سریع ممکن است به کار مجدد و ریسک افزایش یافته منجر شود.این روش زمانی مثمر ثمر است که فعالیت ها بتواند به طور موازی با هم اجرا گردند.

پس از انجام مراحل بالا با توجه به نیازمندی های پروژه، خط مبنای زمانبندی (که ویرایشی مصوب از یک مدل زمانبندی است و فقط از طریق رویه های کنترل رسمی قابل تغییر بوده و به عنوان مبنایی برای مقایسه با نتایج واقعی استفاده می شود)، نمودار گانت، مایلستون ها، نمودار گره ای شبکه زمانبندی، اامات منابع با توجه به دوره زمانی و غالبا در قالب یک هیستوگرام منبع، گزینه های زمانبندی از قبیل بهترین یا بدترین حالت، منابع تسطیح نشده، یا منابع تسطیح شده با تاریخ های مقرر یا بدون تاریخ مقرر ،زمانبندی اندوخته های احتیاطی، طرح ریزی های جریان نقدینگی و زمانبندی سفارش و تحویل می توانند از برنامه زمانبندی حاصل شوند.

کنترل زمان بندی

کنترل زمانبندی، فرآیند نظارت بر وضعیت های پروژه است تا پیشرفت پروژه را به روز رسانی و تغییرات در خط مبنای زمانبندی را در راستای دستیابی به برنامه، مدیریت نماید.منفعت کلیدی این فرآیند، آن است که امکاناتی را فراهم می سازد تا انحراف از برنامه، شناسایی شده و اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه اتخاذ گردند تا ریسک، حداقل شود. به روزرسانی مدل زمانبندی نیازمند اطلاع از عملکرد واقعی به روز است.هر گونه تغییر در خط مبنای زمانبندی فقط می تواند از طریق فرآیند انجام کنترل تغییر یکپارچه تصویب شود.کنترل زمانبندی، به عنوان مولفه ای از فرآیند انجام کنترل تغییر یکپارچه با موارد زیر در ارتباط است:

• تعیین وضعیت کنونی زمانبندی پروژه

• تاثیرگذاری بر عواملی که تغییرات زمانبندی را ایجاد می کند

• تعیین اینکه زمانبندی پروژه تغییر کرده است

• مدیریت تغییرات واقعی زمانی که به وقوع می پیوندد

• تعیین وضعیت کنونی زمانبندی پروژه با مقایسه مقدار کل کار تحویل شده و پذیرفته شده در قبال برآوردهای کار تکمیل شده برای چرخه زمان سپری شده

• انجام بازنگری های گذشته نگر (بازنگری های زمانبندی شده برای ثبت درس های آموختنی) به جهت تصحیح فرآیند و بهبود آن

• اولویت بندی مجدد برنامه کاری باقیمانده در صورت نیاز

• تعیین نرح تولید، تنفیذ و پذیرش تحویل شدنی ها(سرعت) در زمان داده شده بر تکرار(مدت چرخه کاری توافق شده، معمولا دو هفته یا یک ماه)

• تعیین این که زمانبندی پروژه تغییر کرده است

• مدیریت تغییرات واقعی پس از وقوع

آشنایی با محیط نرم افزار

یکی از بزرگترین امتیازهای نرم افزار MSP رابط کاربری بالای این نرم افزار و همچنین سهولت کار با آن می باشد. باتوجه به این که یک نفر کنترل پروژه مدت زمان زیادی را در برنامه MSP میگذراند، پس میبایست نرم افزار به گونه ای باشد که کاربر دچار خستگی و سردرگمی نشود.

در ابتدای کار ما مباحث اولیه و رابط کاربری نرم افزار را برای شما توضیح میدهیم تا با محیط MSPآشنایی لازم را بدست بیاورید.

ابتدای کار که برنامه را باز میکنید صفحه شروع همانند زیر نمایش داده می شود.

در این صفحه شما میتوانید از نمونه های آماده برنامه زمانبندی که توسط خود نرم افزار به شما معرفی میشود و یا از برنامه هایی که قبلا استفاده کردید برای ایجاد یک برنامه جدید استفاده کنید. در اینجا ما میخواهیم یک برنامه خالی را ایجاد کنیم و بخشهای مختلف آن را با توجه به پروژه کامل کنیم.پس برای ایجاد یک برنامه خالی برروی Blank Project کلیک میکنیم.

ابتدا بخش های اولیه نرم افزار را معرفی میکنیم :

نوار ریبون

ریبون مفهومی است که در برنامه های پیچیده جانشین نوار ابزار و منو شده است. ریبون یک نوار زبانه ای می باشد به این مفهوم که با کلیک برروی هر تب از ریبون، بخش های مربوط به آن تب در ریبون نمایش داده می شود. تب های اصلی برنامهMSP به شرح زیر می باشد :

File: این تب برخلاف سایر تب ها تمام صفحه می باشد. یعنی زمانی که برروی این تب کلیک میکنید محتوای این تب کل صفحه را پوشش میدهد.ابزارهای ذخیره سازی، باز و بسته کردن برنامه، چاپ، ایجاد برنامه جدید و اشتراک گذاری از جمله مهمترین ابزارهای این بخش می باشند. همچنین برای تغییر تنظیمات برنامه نیز می توانیم از این قسمت استفاده کنیم.

Task: ابزارهای کار با فعالیت ها در این بخش قرارداده شده است. به عنوان مثال تغییر حالت فعالیت ها و یا تغییر شکل ظاهری فعالیت ها در این بخش قراردارد.

Resource: ابزارهای کار با منابع را ارائه میکند. به عنوان مثال تسطیح و یا تخصیص منابع

Report: ابزارهای مربوط به گزارش دهی در این بخش قرارداده شده است.

Project: مهمترین ابزارهای پروژه در این تب قرارداده شده است. به عنوان مثال تعریف تقویم، بروزرسانی برنامه زمانبندی ایجاد خط مبنا و . در این بخش قرار داده شده است.

View: ابزارهای نمایشی در این بخش قرارداه شده اند. به عنوان مثال ابزار مرتب سازی و یا فیلتر کردن فعالیت ها در این بخش قرارداده شده است.

Team: این تب در MSP 2016 اضافه شده است و مربوط به انجام گروهی یک پروژه می باشد.

علاوه بر تب های ثابت که عنوان شد هر نما در MSP ممکن است یک یا چند تب مخصوص به خود داشته باشد به عنوان مثال نمای Gantt Chart یک تب Format مربوط به خود دارد که با استفاده از آن میتوان شکل ظاهری قسمت های مختلف این نما را تغییر داد.

تایم لاین :

قابلیت تایم لاین در قسمت زیرین نوار ریبون آورده شده است. تایم لاین یک محور زمانی می باشد که رویدادها و فعالیت های مهم پروژه را به همراه موقعیت فعلی آنها نمایش می دهد. تایم لاین به صورت پیشفرض خالی می باشد و میبایست رویدادها و یا فعالیت های مهم پروژه را علامت بزنید تا در این قسمت نمایش داده شوند.

نما ها

نرم افزار MSP دارای نماهای مختلفی می باشد که در ادامه با آنها آشنا میشوید. اولین نمای برنامه همانطور که ملاحظه میکنید نمای Gantt Chartاست که نمای پیش فرض برنامه می باشد. نام نما ها در قسمت سمت چپ برنامه مشخص میشود. اگر برروی نام نما راست کلیک کنید لیستی از نماهای پرکاربرد برنامه را خواهید دید.

معمولا نماهای کاربری در این لیست مشخص می باشند ولی برای دسترسی به تمامی نماهای برنامه میتوانید از تب View نیز استفاده کنید. در اینجا مهمترین نماهای برنامه را معرفی میکنیم.

Gantt chart: این نما همانطور که گفته شد به دلیل کاربرد بسیاز زیاد به عنوان نمای پیش فرض برنامه می باشد. تعریف فعالیت ها، تخصیص مدت زمان به فعالیت ها، اعمال روابط به فعالیت ها و تعریف تاریخ شروع و پایان فعالیت ها از جمله مهمترین کارهایی است که در این نما انجام میشود.

Task Usage: در این نما میتوانید میزان منابع تخصیص داده شده به برنامه را به تفکیک فعالیت هامشاهده کرده و همچنین باتوجه به پیشرفت پروژه میزان کارکرد منابع را در برنامه وارد کنید.

Resource Sheet:این نما برای تعریف منابع پروژه اعم از ماشین آلات، نیروی انسانی و مواد و مصالح می باشد.

Resource Usage: در این نما میتوانید میزان منابع تخصیص داده شده به برنامه را به تفکیک نوع منابع مشاهده کنید.

جداول

بسیاری از نماهای پراجکت جدول دارند. هر جدول شامل تعدادی سطر و ستون می باشد. سطر ها با نام Record و ستون ها با نام Field نیز شناخته می شوند. هر رکورد اطلاعات عنصری را در خود جای میدهد. رکوردهای هر جدول باید تا حد کافی مشابه یکدیگر باشند. اطلاعات هر رکورد مجموعه ای از فیلدهاست; به عنوان مثال جدولی از مشخصات افراد را در نظر بگیرید، در این جدول هر فرد رکوردی دارد و رکورد هر فرد شامل فیلدهایی مانند نام، نام خانوادگی، شماره شناسنامه، شماره تلفن، آدرس و مانند آنها میشود. جدول نمای Ganttفعالیت ها و زیر فعالیت ها را ذخیره میکند; هر کدام از این فعالیت ها و زیر فعالیت ها مشخصه یا فیلدهایی مانند شماره ردیف، مدت زمان، تاریخ شروع، تاریخ پایان و. دارند. فیلدها یا همان ستونهای برنامه را نمیتوان حذف کرد فقط میتوان مخفی و یا اضافه کرد. علاوه بر فیلدهای پیش فرضی که در خود برنامه قرارداد یکسری فیلدهای اختصاصی در برنامه وجود دارد که کاربر میتواند در صورت نیاز آنها را به برنامه اضافه کند. برای مخفی کردن هر فیلد یا همان ستون میتوانید روی آن راست کلیک کنید و گزینه Hide Column را انتخاب کنید.

همچنین برای اضافه کردن ستون به برنامه نیز میتواند از گزینه Insert Column استفاده کنید.

برای تغییر اندازه عرض ستونها میتوانید بین مرز ستونها همانند زیر قراربگیرید و اندازه ستونها را بزرگ یا کوچک کنید.

با روشی مشابه آنچه گفته شد میتوانید عرض سطرها را نیز بزرگ یا کوچک کنید

میتوانید ترتیب ستونهای جدول را هم تغییر دهید.برای اینکار برروی عنوان ستون کلیک کنید تا انتخاب شود، اکنون اشاره گر ماوس را روی ستون انتخاب شده ببرید(در این حالت اشاره گر ماوس به شکل زیر خواهد شد) کلیک کنید و بدون رها کردن کلیک ماوس آن را به محل جدید بکشید.

ستونها انواع مختلفی دارند. برخی از ستونها مانند ستون Name ستونهایی هستند که میتوانید در آنها اطلاعات وارد کنید ولی برخی دیگر از ستونها مانند ستون %Complete که پیشرفت برنامه پروژه را محاسبه میکند دارای فرمول مخصوص به خود می باشند و نباید در آنها اطلاعات وارد کنید.

لیست های سلسله مراتبی

بسیاری از اطلاعات پروژه به صورت سلسله مراتبی می باشند. منظور از سلسله مراتبی این است که برخی از عناصر میتوانند زیر مجموعه برخی دیگر از عناصر باشند.

معمولا در هر لیست حاقل یک ستون وجود دارد که این سلسله مراتب را نشان میدهد. این ستون در لیست فعالیت ها Task Name می باشد. در سایر لیست ها نیز معمولا از فیلد نام برای اینکار استفاده می شود. هر عنصر که زیر مجموعه عنصر دیگر باشد یک مرحله تو رفته تر از آن عنصر نمایش داده می شود. عنصری که تو رفتگی اش به اندازه عنصر قبلی باشد، هم سطح آن به شمار می رود.

1- تهیه WBS پروژه برااساس قرارداد وآیتمهائی کاری و تصویب آن با دستگاه نظارت و کارفرما جهت مانیتور کردن فعالیتها

( تهیه برنامه اولیه پروژه بر اساس موضوع و شرح قرارداد با رعایت بازه زمانی مندرج در پیمان (Baseline or Base Plan) و گرفتن تائیدیه آن از کارفرما )

2-تهیه گزارشات و فایلهای توجیهی محقق شدن برنامه در بازه زمانی مربوطه ( توجیه فنی برنامه ارائه شده ) که شامل آنالیز نیروی انسانی، ماشین آلات، متریال مورد نیاز و مواردی از این قبیل می شود.

3-تهیه Overall Plan و تهیه S curve درصد پیشرفت پروژه برا اساس زمان قید شده در قرارداد

4-تهیه هیستو گرام نیروی انسانی بخش Direct & Indirect برای هر دسیپلین و تجمعی و ماشین آلات پروژه

5-ساخت فایل ( PMS (Progress Measurement System جهت تهیه درصد پیشرفت پروژه ) سیستم اندازه گیری پیشرفت )

6-مشخص کردن واریانس یا انحراف معیار پروژه با اهداف اولیه برنامه تائید شده

7-تهیه فرمتهای داخلی گزارش نیروی انسانی و ماشین الات و فعالیتهای انجام شده روزانه به تفکیک هر دیسپلین و ارائه به واحدها

8-جمع آوری گزارشات روزانه فعالیتها انجام شده و نیروی انسانی و ماشین آلات از بخش اجرا و اداری(نیروی انسانی)

9-تهیه گزارش روزانه جهت ارائه به کارفرما و دستگاه نظارت با فرمتهای مصوب کارفرما

10- تهیه گزارش هفتگی یا دوهفتگی جهت ارائه به کارفرما و دستگاه نظارت با فرمتهای مصوب کارفرما

11- لیست کردن مشکلات فنی و اجرائی کار جهت در جریان قراردادن سرپرست کارگاه

12- برگزاری جلسات داخلی بین کارشناسان بخشهای مختلف کارگاه و پیگیری بندهای درج شده در صورتجلسه جهت تحقق آنها

13- ثبت و پیگیری آیتمهای صورتجلسات تنظیم شده داخلی و جلسات برگزار شده با کارفرما

14- تهیه گزارش ماهیانه بصورت کتابچه شامل برنامه زمانبندی overall وماهیانه ماه جاری و ماه اینده - فرمت درصد پیشرفت پروژه - لیست فعالیتهای اجرا شده ماه جاری - لیست مدارک دریافتی پروژه - لیست نامه های ارسالی ودریافتی ماه جاری- آخرین وضعیت نیروی انسانی و ماشین آلات

15- سایت ویزیت و تهیه عکس از مراحل پیشرفت پروژه بصورت روزانه

16- طراحی و ساخت بانک اطلاعاتی نیروی انسانی - ماشین آلات - اجرایی و سایر بخشها- اضافه کاری و TQ

17- up date بانک اطلاعاتی نیروی انسانی و ماشین آلات بصورت روزانه

-up date بانک اطلاعاتی فعالیتهای اجرایی (وارد کردن فعالیت هر قرارداد به صورت جداگانه ) بصورت روزانه

19- up date بانک اطلاعاتی انبار (وارد کردن لیست متریال ورودی ومصرفی به تفکیک ) بصورت روزانه

20- up date بانک اطلاعاتی اضافه کاری ( ماشین آلات و نیروی انسانی که در اختیار سایر پیمانکاران قرار میگیرد ) و ،TQ ( نیروی آنسانی -ماشین آلات ومتریال مصرفی) بعد از اجرای کار و ارائه به دستگاه نظارت جهت تائید

21- تهیه برنامه زمانبندی ماهیانه با توجه به متریال موجود وارسال به کارفرما جهت تائید و اجرا

22- up date برنامه زمانیندی ماهیانه بصورت هفتگی و overall بصورت ماهیانه

23- up date فایل PMS به وسیله بانکهای اطلاعاتی بصورت هفتگی

24- تهیه چارت سازمانی شرکت و تغیرات احتمالی آن با نظر مدیریت

25- تهیه گزارش روزانه مدیریتی با فرمتهای مورد تائید

26- کنترل صورت وضعیت پیمانکارن بر اساس MTO پروژه و گزارشات روزانه پیمانکار که توسط دفتر فنی روزانه تائید میشود

27- کنترل BOQ فعالیتها به شکل دوره ای با توجه به رویژن نقشه وتغییر احجام کاری وارسال مدارک ومستندات لازم به کارفرما جهت تائید

28- دسته بندی TQ , و دستورکارهای رسیده و برآورد هزینه آنها درقالب صورت وضعیت برااساس بانک اطلاعاتی طراحی شده توسط خود واحد

29- ثبت و بایگانی نامه های پاراف شده به واحد توسط مدیریت و پیگیری آن و ثبت در بانک اطلاعاتی طراحی شده برای این منظور

30- بایگانی گزارشات نیروی انسانی و ماشین الات و فعالیتهای انجام شده براساس هر دسیپلین

31- ارائه گزارش درآمد روزانه کارگاه براساس فعالیتهای انجام شده روزانه در قالب گزارش مدیریتی (Cost control )

32- تهیه و تنظیم فایل صورت وضعیت و ارائه بصورت 5 جلد کتابچه اول هر ماه به دستگاه نظارت و کارفرما وپیگیری جهت دفاع و تائید آن

33- تهیه صورت وضعیت پیمانکاران

34- تهیه صورت وضعیت کارگاه در قالب هر قرارداد

35- بایگانی قرارداد وصورت وضعیت های پیمانکاران و اسکن نمودن آنها

36- ایجاد هماهنگی لازم بین کلیه بخش ها و پیمانکاران اجرایی کارگاه

37- ارایه راهکارهای مناسب به مسئولین سازه ها جهت پیشبرد کار ( ارائه راهکارهای درست جهت پیشرفت بهتر پروژه یا ارائه راه حلهای جبرانی جهت جلوگیری از تاخیر وانحراف پروژه نسبت به برنامه هدف و حتی دستیابی به برنامه هدف در روزهای آتی )
38- تهیه مستندات مربوط به تاخیرات پروژه برای مجاز کردن تاخیراتی که مسبب آن مجری پیمان نبوده است